Das Jahr fängt gut an – dachte ich. Kommunikation ist, wenn man trotzdem lacht.
Liebe Leser und Leserinnen, helfen Sie mir doch bitte, diesen E-Mail Verkehr zu verstehen:
Am 02.01.2012 schrieb Reiner Reiserund
Sehr geehrte Frau Bloch,
ich hoffe Sie sind gesund und motiviert ins neue Jahr gestartet.
Gerne komme ich auf Ihr freundliches Testangebot (Y Std. = x €)
zurück und sende Ihnen in der Anlage eine Liste von 50 Kontakten aus dem
bundesweiten Maschinen- und Anlagenbau.
Bitte verfahren Sie wie besprochen und melden sich bei Rückfragen
jederzeit direkt bei mir.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Reiner Reiserund (wirklicher Name der Redaktion bekannt)
Geschäftsführer
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Am 05.01.12 08:41 schrieb “Martina Bloch” unter <info@bessere-kontakte.de>:
Guten Morgen und ein gutes Neues Jahr sehr geehrter Herr Dr. Reiserund,
bitte entschuldigen Sie, dass ich mich noch nicht gemeldet habe.
Mich hatte die Erkältungswelle mitgenommen und erst langsam
befinde ich mich auf dem Wege der Besserung.
Nächste Woche aber wird es wieder gut sein.
Zu Ihrer Adressliste habe ich noch ein paar Fragen:
Die Daten der Unternehmen sind leider nicht in einer Excelliste,
könnten sie noch in eine Excelliste gepackt werden?
Es gibt keine Telefonnummern, in der Regel keine Adressdaten, d.h. ich
soll diese mit recherchieren, richtig?
Viele Grüße
Martina Bloch
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Am 05.01.2012 11:18 schrieb Reiner Reiserund
Sehr geehrte Frau Bloch,
vielen Dank für Ihre Rückmeldung.
Nach reiflicher Überlegung haben wir uns entschieden, von Ihrem Angebot
keinen Gebrauch zu machen.
Bitte betrachten Sie die Unternehmensliste als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Reiner Reiserund
Geschäftsführer
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So. Da stehe ich nun und verstehe Bahnhof.
Das hier steht übrigens immer in meinem Angebot:
Die Zielgruppe und deren Adressen inklusive Zentraltelefonnummer und url
werden vomAuftraggeber selektiert, ermittelt oder in Absprache mit der
Auftragsnehmerin über einen Adresshändler bestellt und gekauft, und
der Auftragsnehmerin kostenfrei in digitaler Form (Excel )
zur Verfügung gestellt wenn nicht direkt in der Kundendatenbank
gearbeitet werden kann.
Und nun, was sagt ihr dazu? Was könnte ich besser machen das nächste Mal?
8 Kommentare zu “Das Jahr fängt gut an – dachte ich. Kommunikation ist, wenn man trotzdem lacht.”
Mich würde ja interessieren, in welchem Format der Kunde Ihnen die Adressliste denn zugeschickt hat. Als Word-Datei im Anhang, oder direkt an die E-Mail drangehängt?
Zumindest aus meiner alten Beschäftigung weiß ich, dass das Konvertieren von Dateien häufig mir als Dienstleiterin überlassen wurde. Ich habe in meinen Angeboten immer wieder betont, dass ich das mache, diese Tätigkeit aber entsprechend zusätzlich berechne.
Ansonsten habe ich den Eindruck, vom Lesen Ihres Angebotstextes, dass der Hinweis auf Excel nicht ausdrücklich genug erfolgte. Da steht zwar “in digitaler Form (Excel)”, aber wenn das in Klammern steht, neige auch ich dazu, es zu überlesen bzw. mich am Schlagwort “digitale Form” aufzuhängen, und die Tatsache, dass Sie aber NUR Excel wollen, erstmal zu ignorieren.
Insofern würde ich hier klipp und klar schreiben, dass Sie die Daten als Excel-Datei haben möchten. Im übrigen würde ich dann auch darauf achten, dass der Kunde nicht jeden Datensatz komplett in eine Tabellenzelle packt, sondern wirklich die Tabellenstruktur übernimmt, die Sie (für die Serienbrieferstellung) dann auch benötigen. Vielleicht gleich eine Excel-Vorlage mitliefern?
Die Daten kamen in Word :(, nicht strukturiert, nix. Teils mit url, teils ohne, alle ohne Telefonnummer, teils mit
Namen, ohne Position, echt Kraut und Rüben.
Wir hatten im Gespräch über das Thema Datenstruktur, Einpflegen in die Datenbank etc. gesprochen.
Ihren Hinweis, dass Thema deutlicher herauszustellen greife ich gern auf, danke.
Liebe Martina,
die Vor-Informationen (Angebot) scheinen plausibel und wer diese gelesen hat, wird alles richtig machen. Aus Erfahrung wissen wir aber doch, dass der Kunde, wenn er schon mal einen Dienstleister gefunden zu haben meint, er diesem gern alles aufbürdet. Deshalb ist der Hinweis von Frau Tomaskovic sicher wertvoll, bei unvollständigen Datensätzen die zusätzlich anfallenden Arbeiten anzubieten und in Rechnung zu stellen.
Deine Antwort klingt etwas stachelig, im Sinne von “Soll ich das etwa auch noch machen?”
Hallo Martina,
es wäre diplomatischer gewesen, nach Erhalt der ersten Mail telefonisch zu klären, ob die unvollständige und unzweckmäßige Form der Daten aufgrund eines Versehens, eines Verständnisproblems oder einer Absicht zustande gekommen ist. Danach kann die telefonisch abgestimmte Vorgehensweise immer noch per E-Mail bestätigt werden.
Wir dürfen nicht voraussetzen, dass Entscheider auf unserem Stand sind, was moderne Vertriebspraxis betrifft. Und ein sensibler Entscheider ohne praktische Vertriebserfahrung empfindet deine Mail evt. als Haarspalterei oder Geldschinderei.
In unseren Angeboten formulieren wir die Anforderungen an die Adressen wie folgt:
“Ca. xxx von Adressen in Form einer Excel-, csv- oder txt-Datei mit separaten Feldern für Firmennamen, Straße, Postleitzahl, Ortsnamen, Telefonnummer.”
Gruß, Uwe
Vielen Dank für die Kritik, die Anregungen, die Unterstützung.
Was habe ich daraus gelernt?
1. Lieber anrufen, als eine E-Mail schicken.
2. Die vier Seiten einer Botschaft berücksichtigen und besonders vorsichtig in der Diktion sein.
3. Im Angebot das Datenformat klarer und eindeutiger kommunizieren.
4. Immer wieder aus Kundensicht auf die Kommunikation kucken – wie hätte ich als Kunde es denn gern.
Das ist doch viel gelernt aus einer solchen Aktion, was?!!!
Liebe Frau Bloch,
zunächst einmal rate ich Ihnen, nicht frauentypisch zu reagieren und die Schuld gleich bei sich zu suchen.
Denken Sie wie ein Mann und suchen Sie die Schuld beim anderen. *dickes Augenzwinkern*
Vielleicht ist das Unternehmen nicht in der Lage, strukturiert zu arbeiten. Oder vielleicht sind zum Jahreswechsel so viele Rechnungen bei denen eingetrudelt, dass es für Ihr Honorar nicht mehr reicht. Wer weiß. An so eine unqualifizierte Absage würde ich keinen Gedanken verschwenden.
Eine Kleinigkeit könnten Sie verbessern: Machen Sie aus dem Schlangensatz “Die Zielgruppe…” mindestens 2 Sätze.
Viele Grüße und eine schöne Woche
Ursula Martens
Interessant ist die Frage ob diese Veröffentlichung zulässig oder ein Verstoß gegen das Post- und Briefgeheimnis war.
Ansonsten mein volles Verständnis und Mitgefühl bei Erlebnissen wie diesen.
Wünsche Ihnen ein gutes Jahr 2012,
mit besten Grüßen,
Dominik Lux
Aus’m Bauch heraus; ich find an ihrem Mail und auch an der Nachfrage nichts falsch. Ja, vielleicht hätte man besser telefoniert, weil das mit den Dateien nicht klar war, bzw. der potentielle Auftraggeber es sich einfach gemacht hat und “es einfach versucht” hat. Er wollte die Sache abgeben und als er gemerkt hat, dass er jetzt doch noch selbst ran muss …, ist er ausgestiegen. Das hat nichts mit Ihnen zu tun, sondern mit dem Chaos in seinem Büro. Besser würde er zuerst mal das in Ordnung bringen.