Wozu braucht man eigentlich ein CRM?

Martina Bloch am 26. Juli 2013 um 12:22 Uhr, 10 Kommentare

Weil soviele meiner Kunden statt mit einem CRM mit diversen Excellisten arbeiten
in denen die Kundenkontakte und Kundendaten verwaltet werden und mich immer
wieder Menschen fragen, wozu ein CRM eigentlich dient, heute mal ein Beitrag
dazu.

Als erstes zeige ich, wie man Kundendaten erfassen kann, habe diverse Screenshots dazu erstellt.

Mit Excel fange ich an.

Excel ist von seiner Grundidee her kein Adressverwaltungsprogramm sondern dient
primär der Tabellenkalkulation.
(Dass man damit auch malen kann, steht auf einem ganz anderen Blatt :))

Verwalte ich nun meine Kundendaten in Excel, kann das so aussehen:

Exceliste 1 Datenverwaltung Juli 2013Exceliste 2 Datenverwaltung Juli 2013

 

 

 

 

 

 

Hier habe ich die Darstellung sehr verkleinert, in gut lesbarer Grösse muss ich
innerhalb des Datensatzes nach rechts scrollen, um alle Informationen zu erfassen.
Muss ich erwähnen, dass das mühsam ist?
In Excel kann nach jedem Feld sortiert werden, so können Sie ihre Datensätze
nach Priorität, Ort, Wiedervorlage oder was immer Ihnen wichtig ist, sortieren.
Ausserdem kann man mit Exceldaten Serienbriefe erstellen, Etiketten drucken usw.
Das spricht im ersten Schritt für Excel.
Jedes CRM kann solche Aktionen standardmässig und noch viel mehr dazu,
deshalb ist und bleibt Excel für die Kundenverwaltung immer nur eine
sehr wackelige und bruchgefährdet Krücke!

Ok, ok, höre ich manche, wir nutzen eh kein Excel dafür, sondern outlook oder einen
anderen Kalender.
Das sieht dann z.B. so aus:

Kalender als CRM nutzen Juli 2013

Wie Sie links sehen, kann auch so
dokumentiert werden, was Sie mit
Ihren Kunden oder potentiellen
Kunden besprechen und verhandeln.
Was so leider überhaupt nicht geht:
Nach Stichworten filtern, Serienbriefe
erstellen,nach Umsätzen filtern,
Kampagnen erstellen und durchführen.
Jedoch: Seine Kundendaten so zu pflegen
ist immer noch viel, viel besser
als zu glauben, man behält alles im Kopf 🙂

 

Was aber kann ein richtiges CRM jetzt soviel besser, dass es sich lohnt,
darein zu investieren?

Ich zeige es Ihnen mit ein paar Screenshot meines CRM.
Wobei ich ausdrücklich betone, dass auch meines nicht die
eierlegende Wollmilchsau ist, es sehr viele andere gute
CRM Lösungen gibt.
Bevor Sie also überhaupt eines kaufen, erstellen Sie bitte
ein Pflichtenheft, in dem Sie sehr genau festhalten,
was Ihr CRM alle können soll!

So sieht in meinem CRM die normale Ansicht aus.
(Wobei ich im Ansichteneditor diese Ansicht konfigurieren kann)

CRM Datensatz Ansicht

 

 

 

 

 

 

 

Hier ein paar Ansichten, die zeigen, was man mit den
Daten alles tun kann.

Etikettendruck, E-Mail Versand, Briefversand, Serienbrief etc.

Etikettendruck, E-Mail Versand, Briefversand, Serienbrief etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Adressen neu, Andressen verknüpfen, Adressen kopieren, Feldinhalte ersetzen/ergänzen

Adressen neu, Andressen verknüpfen, Adressen kopieren, Feldinhalte ersetzen/ergänzen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Adressrecherche

Adressrecherche

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sie sehen, die Möglichkeiten, die ein gutes CRM bietet sind enorm.
Bei mir ist es wie mit Word, ich nutze noch längst nicht alle Funktionen,
arbeite aber daran.
Neu ist die Verknüpfung von CRM mit Social Media, wie in diesem Interview
erzählt wird, das wird für viele  noch eine Herausforderung werden.

Gibt es jetzt von Ihrer Seite aus noch offene Fragen zur Nutzung eines CRM?

  1. 10 Kommentare zu “Wozu braucht man eigentlich ein CRM?”

  2. Liebe Martina,

    ich möchte zwar nicht behaupten, dass Microsoft Outlook ein vollwertiges CRM ist, aber Dein Screenshot erweckt den Eindruck, Outlook sei auf Kalender-Funktionen beschränkt. Das ist nicht richtig.

    Ich protokolliere meine Aktivitäten im Notizenfeld des jeweiligen Kontakts, außerdem werden im Aktivitäten-Fenster automatisch alle Termine und E-Mails angezeigt, die ich mit dem Kontakt hatte.

    Kontakte kann ich „Kategorien“ zuordnen, das entspricht den heute üblichen Tags.

    Und selbstverständlich kann ich Outlook-Kontakte direkt mit einem Serienbrief mischen oder Etiketten drucken (jeweils ein Word-Dokument mit Datenfeldern nötig).

    Ein kostengünstiges Plugin ermöglicht es mir, personalisierte Serien-E-Mails z.B. an Kontakte einer Kategorie zu verschicken.

    Outlook lässt sich mit XING und anderen sozialen Plattformen verknüpfen (z.B. alle XING-Kontakte synchronisieren).

    Was fehlt, sind viele automatisierte Prozesse wie Wiedervorlage o.ä.

    Klar, Outlook ist kein CRM, aber für meine Zwecke reichts.

  3. Boris Schneider sagt:

    Ich habe früher ziemlich häufig Excel benutzt aber das wurde mir dann doch zu umständlich. Genau wie Herr Lamprecht nutze ich Outlook und komme damit wunderbar zurecht. Vor allem die Synchronisationsfähigkeit weiß ich zu schätzen.

  4. Lieber PC’L,

    mein screenshot zeigt den Kalender von Thunderbird 🙂
    Da könnte ich natürlich auch mit dem Adressbuch verknüpfen,
    aber das pflege ich nicht.
    Dass man mit Outlook eine ganze Menge machen kann, habe ich gehört
    und es ist viel besser, das zu nutzen als z.B. Excel oder gar nichts!
    Aber viele pflegen ihre Kundendaten einfach nirgends.

    Lieben Gruß
    Martina

  5. Anne Meyer sagt:

    Wir haben das CRM der Screenshots ebenfalls im Einsatz und sind sehr zufrieden damit. Flexibel konfigurierbar auch für Nicht-ITler.

  6. Liebe Martina,

    es ist ein sehr lesenswerter Artikel und ein Pro für das CRM.
    Doch viele Unternehmen scheuen eben diese Lösungen, da sie oft mit Kosten verbunden sind.

    So greifen sie auf Excel zurück, weil es schon mal da ist. Auch ich kenne die Zeiten von Excel und die Datenverwaltung. Doch diese Zeit ist sehr lange vorbei.

    Ich rate ebenfalls zu einem CRM, weil es die Arbeit entscheident erleichtert. Hier habe ich alle Daten auf einen Blick. Wer sich für ein CRM entscheidet, kann oftmals in Textphasen genau herausfinden ob dieses für den eigenen Betrieb geeignet ist, bevor es kostenpflichtig erworben wird.

    Seit 2006 nutze ich das CRM von Julitec. Es ist ohne großen Aufwand zu installieren und zu bedienen. Viele Funktionen sind selbsterklärend. So habe ich alles im Blick. Auch hier bieten sich unendlich viele Möglichkeiten.

    Ein weiterer Vorteil dieser Lösung, ich habe einen unbegrenzten Testzeitraum. Allerdings kann ich in diesem nur 200 Adressen verwalten. Das sollte aber reichen, um zu entscheiden, ob diese Lösung das Richtige ist.

    Also wer seine Kundendaten in Ordnung bringen und zudem einfach pflegen will, kommt um ein CRM nicht umhin.

  7. […] Twitter-Kollegin Martina Bloch nutzt das CRM Cobra-Plus. Diese Software ist ebenso einfach zu bedienen und bietet viele Vorzüge, […]

  8. Damian sagt:

    Sorry dass ich so offen bin, aber ich frage mich was der Hintergrund ihrer Empfehlung ist. Basiert das wirklich nur auf ihren eigenen Erfahrungen? Sie tun damit niemandem einen Gefallen?

    Ich habe 10 Jahre Erfahrung mit Akquiseverwaltung, und muss sagen dass für „Einzelkämpfer“ Excel in fast allen Fällen DEUTLICH überlegen ist gegen über der CRM-Lösung.

    Die hat nur zwei Vorteile:

    1. Wenn man ein großes Unternehmen hat, dann ist CRM PFLICHT. Nur so kann man dann noch Kontakte sinnvoll verwalten. (wenn man aber wie gesagt ohnehin nur seine eigenen Kontakte archiviert, ist CRM fast nutzlos und oft sogar schädlich)

    2. Es kostet oft über 2000 Euro. Ist das ein Vorteil? Ja, für die Firma die die Software verkauft ^.^…

    Leider drücken diese Firmen ihre Software mit einem riesen Marketing-Aufwand in den Markt… kann sich jeder seinen Teil bei denken.

  9. Moin, moin, wer verbirgt sich denn wohl hinter dem Namen Damian? Wüßte ich gern, werde weitere Kommentare, die so anonym geschrieben werden, nicht genehmigen. Das zur Klarheit hier.
    Zu Ihrer Frage:
    sollte ich hier je gegen Bezahlung über ein Produkt schreiben, dann werde ich das ankündigen.
    Über Cobra habe ich geschrieben, weil ich es nutze. Punkt.
    Ihren Ausführungen zu Excel kann ich nicht mal im Ansatz folgen, finde sie einfach nur falsch.
    Und 2000 Euro kosten gute CRM Systeme als Einzelplatzlösung meistens nicht. Wo immer Ihre Informationen her sind, sie sind nicht korrekt.

  10. Liebe Martina,
    ich habe mich kürzlich ebenfalls sehr intensiv mit dem Thema CRM-Lösung beschäftigt, nachdem es ungefähr zwei Jahre auf Halde lag und ich immer wieder dachte, ich müsste mal… Das Thema kennst Du ja 😉
    Ich bin genau so vorgegangen wie Du es beschrieben hast: Ich habe mir ein Pflichtenheft geschrieben, was es alles können muss und dann verschiedene Lösungen getestet. http://zehnbar.de/blog/2015/02/fuenf-crm-loesungen-fuer-kleine-unternehmen-und-solopreneure/ Es gibt defintiv nicht die eine Software. Denn die einen legen mehr Wert auf Social Integration, die anderen auf eine Cloud-basierte Lösung, wiederum andere gucken sich zuerst die Datenschutzbestimmungen an. Und es kommt natürlich auch auf die Größe des Unternehmens an. Da muss jeder für sich das Richtige finden und ausprobieren. Der Zeitaufwand lohnt! Ich mag jedenfalls nicht mehr ohne mein CRM.

  11. Hallo Martina,

    spannend, dass sich in CRMs noch immer so wenig durchsetzen, zumindest, was ich bei Kunden so mitbekomme.
    Wenn bei Firmen CRM-artige Lösungen eingesetzt werden, nutzen die einfach nicht die heutigen Möglichkeiten und sind oft proprietär.
    Die größte Hürde ist wohl die gewohnten Handgriffe abzulegen und offen zu sein, nochmal etwas neues zu lernen.

    Inzwischen kann man durch Cloud-CRM-Schnittstellen mit Webseite, Buchhaltungssoftware, Newslettersystem, Ads, Social Media so vieles an manueller Verwaltungsarbeit sparen. Bei uns läuft sehr vieles automatisiert. Schwierigkeit ist da eher, dass Firmen wie Datev den Digitalisierungszug komplett verpasst haben und man wieder gezwungen wird offline zu gehen.

    Viele Grüße,
    Richard

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